Seloste henkilötietojen käsittelytoimista
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Kansasten sukuseura ry:ssä
Päivitetty: 22.2.2019
1. Rekisterinpitäjä: Kansasten sukuseura ry
Rekisterinpitäjän edustaja: Puheenjohtaja Antti Kansanen
Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisteri: sihteeri Leena Kansanen
Sukututkimusrekisteri: sukututkimustyöryhmän puheenjohtaja Eeva Fihlman
2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet
Jäsenrekisteri:
Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen, yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).
Sukututkimusrekisteri:
Suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriinOikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen (tietosuoja- asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3)
Sukututkimuksen julkaiseminen rekisterinpitäjän hallinnassa olevalla verkkosivullaOikeusperuste: Yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen historiallista tutkimusta varten (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3)
Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminenOikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen
3. Rekisteröityjen ryhmät
Jäsenrekisteri: Kansasten sukuseura ry:n jäsenet.
Sukututkimusrekisteri: Kansasten sukuun kuuluvat henkilöt esipolvineen ja heidän puolisonsa vanhempineen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi ja yhteystiedot, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.
Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.
5. Henkilötietojen vastaanottajat ja jatkokäsittely
Jäsenrekisteri: Sukuseuraan liittyminen on vapaaehtoista ja rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa.
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi sekä rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle verkkolevylle sukututkimuksen tekoa varten.
Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.
Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.
6. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi, jonka jälkeen henkilötiedot hävitetään.
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
7. Käsittelyn turvatoimet
Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi sukuseura käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta.
Ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajiksi on valittu luotettavia toimijoita, joiden edellytetään viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä tai kieltää henkilötietojensa käsittely
Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle
