EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Kansasten sukuseura ry:ssä
Päivitetty: 22.2.2019
Rekisterinpitäjän edustaja: Puheenjohtaja Antti Kansanen
Henkilötietojen käsittelijät
Jäsenrekisteri: sihteeri Leena Kansanen
Sukututkimusrekisteri: sukututkimustyöryhmän puheenjohtaja Eeva Fihlman
Jäsenrekisteri:
Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen, yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään.
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c).
Sukututkimusrekisteri:
Jäsenrekisteri: Kansasten sukuseura ry:n jäsenet.
Sukututkimusrekisteri: Kansasten sukuun kuuluvat henkilöt esipolvineen ja heidän puolisonsa vanhempineen.
Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn täydellinen nimi ja yhteystiedot, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus. Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.
Sukututkimusrekisteri: Henkilön täydellinen nimi ja syntymätiedot, muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on saatu osin rekisteröidyiltä itseltään, osin väestötietojärjestelmästä, erilaisesta arkistoaineistosta ja painetuista lähteistä.
Jäsenrekisteri: Sukuseuraan liittyminen on vapaaehtoista ja rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa.
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi sekä rajoitetulle käyttäjäkunnalle suunnatulle verkkolevylle sukututkimuksen tekoa varten.
Rekisterinpitäjä ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.
Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.
Jäsenrekisteri: Rekisteröidyn henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin hän on sukuseuran jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero sukuseurasta on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi, jonka jälkeen henkilötiedot hävitetään.
Sukututkimusrekisteri: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi sukuseura käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojauksesta.
Ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajiksi on valittu luotettavia toimijoita, joiden edellytetään viivytyksettä tiedottamaan tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.